Comunicación a los empleados en materia de confidencialidad y protección de datos de carácter personal

INFORMACIÓN DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE CARÁCTER PERSONAL DE LOS TRABAJADORES

Estimado trabajador/a:

Por la presente, queremos informarle que, con motivo de la directa aplicación del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (“Reglamento general de protección de datos” o “RGPD”), Mohn, S.L., Oliveras, S.L., Rosanbus, S.L. (en adelante, Mohn, Oliveras, Rosanbus) como responsable del tratamiento de sus datos de carácter personal, está procediendo al ajuste y actualización, de todos sus protocolos, acuerdos, convenios, cláusulas, etc. tanto internos como externos, al nuevo marco regulador existente, y de forma específica, a los acuerdos que entre los trabajadores y Mohn, Oliveras y Rosanbus se hubiesen suscrito en materia de confidencialidad y protección de datos de carácter personal.

Es por este motivo que, y a fin de dotar a todo el procedimiento de la máxima trasparencia y garantía que debe regir en este tipo de supuestos, nos ponemos en contacto con usted para proporcionarle toda la información de forma detallada relativa a la protección de sus datos de carácter personal, así como, de los tratamientos que de los mismos realiza Mohn, Oliveras y Rosanbus en el marco de la relación laboral.

Con todo, y en cumplimiento del deber de información que le es propio a Mohn, Oliveras y Rosanbus en orden al Reglamento General de Protección de Datos, se le informa sobre los siguientes extremos:

1. Sus derechos con respecto a sus datos de carácter personal:

• ¿Quién es el responsable del tratamiento de sus datos?

Mohn, S.L. (en adelante, “Mohn”),  sita en calle migdia 1, con CIF B08040925, correo electrónico protecciodedades@baixbus.com  y sitio web www.baixbus.cat

Oliveras, S.L. (en adelante, “Oliveras”),  sita en L’Hospitalet de Llobregat calle Santa Eulalia 33-37, con CIF B08016149, correo electrónico protecciodedades@baixbus.com y sitio web www.baixbus.cat

Rosanbus, S.L. (en adelante, “Rosanbus”),  sita en l’Hospitalet de Llobregat calle Santa Eulalia 33-37, con CIF B59920504, correo electrónico protecciodedades@baixbus.com y sitio web www.baixbus.cat

Asimismo, se le informa que, se ha designado un Comité de Protección de Datos que desarrolla las funciones de Delegado de Protección de Datos, con quien, si así lo desea, podrá contactar en lo relativo a todas las cuestiones referentes al tratamiento de sus datos personales y al ejercicio de sus derechos, según lo dispuesto en el RGPD a través del correo electrónico: protecciodedades@baixbus.com

¿Con qué finalidad tratamos sus datos?

Sus datos son tratados por Mohn, Oliveras y Rosanbus con las finalidades de:

• Mantener, desarrollar y gestionar de forma integral la relación laboral.
• Llevar a cabo la gestión contable, fiscal, administrativa.
• Gestión y promoción del personal, formación y acciones educativas.
• Control de acceso y de presencia del personal y de control horario.
• Gestión y control de los dispositivos, sistemas de información, del correo electrónico corporativo y demás elementos dispuestos.
• Dirección y control de la actividad laboral, elaboración y gestión de nóminas, pago de anticipos, abono de gastos, gestión de horas extraordinarias, cálculo de retenciones sobre rendimientos del trabajo.
• Contingencias laborales y prevención de riesgos laborales, vigilancia de la salud, entrega de material y equipos, contratación de seguros de vida, incapacidad y, en su caso, de jubilación.
• Gestión del canal de denuncias asociado a los procesos de cumplimiento interno corporativo.
• Videovigilancia.

En lo que concierne a los datos de salud, la normativa aplicable permite su tratamiento a Mohn, Oliveras y Rosanbus en los términos dispuestos en la legislación laboral, en particular, cuando el tratamiento es necesario para fines de medicina preventiva o laboral y la evaluación de la capacidad laboral del trabajador en los términos descritos por dicha legislación. En cualquier caso, la información relativa a la salud del trabajador se tratará exclusivamente de forma que no implique una intromisión al derecho a la intimidad.

Cuando facilite los datos de carácter personal de terceras personas (cónyuge, ascendientes o descendientes) deberá previamente informarles del tratamiento que realizará Mohn, Oliveras y Rosanbus y de los derechos que les asisten, debiendo obtener la autorización para consentir en nombre de dichas terceras personas, absteniéndose de facilitar los datos personales de terceras personas si no dispone de dicha autorización respecto al tratamiento informado a realizar por Mohn, Oliveras y Rosanbus.

Se le informa además que, en virtud del artículo 21 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, tras la finalización de la relación contractual entre las partes, o extinguida la misma por cualquier causa, sus datos personales serán conservados, como mínimo, durante el plazo de cinco años en atención a los criterios dispuestos en cada caso por esta legislación.

• ¿Cuál es la base legítima por la que tratamos sus datos?

Con carácter principal, la base de legitimación es ejecución de la relación jurídico-laboral. Todo ello sin perjuicio de la concurrencia del interés legítimo de Mohn, Oliveras y Rosanbus en lo que concierne al tratamiento de sus datos personales identificativos con fines de control de acceso en los edificios, centros y áreas de trabajo y demás sedes corporativas de Mohn, Oliveras y Rosanbus, así como respecto al tratamiento de sus datos personales con fines de videovigilancia en coherencia con la vigente legislación.

• ¿Cedemos sus datos a terceros?

Sus datos podrán ser cedidos a las entidades públicas competentes a nivel tributario, trabajo y seguridad social, así como a otros organismos y entidades legalmente competentes (fuerzas y cuerpos de seguridad, órganos judiciales, ministerio fiscal,…) cuando así se acredite en función de la vigente legislación en cada momento. Del mismo modo, perteneciendo Mohn, Oliveras y Rosanbus a un grupo mercantil de empresas, se le informa que sus datos personales podrán ser comunicados a otras empresas del mismo Grupo a meros efectos internos y administrativos en base al interés legítimo. Del mismo modo, sus datos mínimos identificativos podrán ser comunicados a los clientes de Mohn, Oliveras y Rosanbus, cuando ello resulte absolutamente necesario por motivos de control y seguridad en el acceso y/o utilización de los recursos, sistemas, datos, información y elementos bajo el control o titularidad de tales clientes, todo ello, conforme a los contratos suscritos con tales clientes y en coherencia con la normativa aplicable en estos casos. En cualquier caso, no están previstas transferencias internacionales de sus datos personales, adoptándose las medidas necesarias en este ámbito.

• ¿Qué derechos tiene sobre sus datos?

Se pone en su conocimiento que podrá ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y oposición de conformidad con la normativa aplicable pudiendo dirigir una comunicación por escrito a través del correo electrónico protecciodedades@baixbus.com acompañando a su solicitud copia de su documento nacional de identidad o documento identificativo equivalente (pasaporte, N.I.E…). Si así lo desea, puede solicitar a través del mismo correo electrónico de contacto modelos para el adecuado ejercicio de sus derechos personales. En caso de considerar vulnerados sus derechos, no habiendo sido debidamente atendidos por Mohn, Oliveras y Rosanbus, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos Personales (AEPD), si bien le recomendamos contactar antes a fin de resolver la posible situación o conflicto, si así lo estima, con el DPD.

2. Sus obligaciones con respecto al tratamiento de los datos de carácter personal bajo el control de Mohn, Oliveras y Rosanbus:

Ahora bien, sin detrimento de lo anterior, en el desarrollo y ejercicio de sus funciones laborales, usted trata o puede tratar con datos de carácter personal de terceros, de los que Mohn, Oliveras y Rosanbus también es responsable del tratamiento, y en este sentido, usted se compromete de forma expresa a lo que sigue:

• Utilizar toda la información a la que tenga o pudiera tener acceso conforme las instrucciones que les dirija en todo momento Mohn, Oliveras y Rosanbus y, en todo caso, en la forma que exija el desempeño habitual y razonable de sus funciones en la misma, así como no disponer de tal información corporativa de ninguna otra forma o con otra finalidad.
• No comunicar, ceder o revelar a persona ajena a Mohn, Oliveras y Rosanbus sin autorización expresa y por escrito de la misma, la información a la que haya tenido acceso como consecuencia de su relación laboral, en particular, cuando pueda constituir información confidencial o secreto comercial correspondiente a Mohn, Oliveras y Rosanbus.
• No utilizar en modo alguno cualquier otra información que hubiese podido obtener prevaliéndose de su condición de miembro del personal de Mohn, Oliveras y Rosanbus y que no sea necesaria para el desempeño de sus funciones en la misma.
• Cumplir, en el desarrollo de sus funciones, la normativa vigente relativa a la protección de datos de carácter personal y, en particular, el RGPD, así como cualquier otra norma aplicable desde el punto de vista corporativo relativos a estos aspectos o a la seguridad de la información, con carácter general.
• Observar, con carácter adicional, los protocolos, circulares o normas internas dictadas por Mohn, Oliveras y Rosanbus en desarrollo y al amparo de la normativa protectora de datos personales y de seguridad de la información.
• Mantener la seguridad de los datos personales, así como de los soportes o dispositivos en que éstos pudieran contenerse, conforme las medidas de índole técnica, organizativa y de seguridad que, en cada momento, le indique Mohn, Oliveras y Rosanbus.
• Reportar de forma inmediata desde que tenga constancia de los mismos, de los posibles incidentes de seguridad asociados a los datos personales bajo el control de Mohn, Oliveras y Rosanbus, o que pudieran afectar o estar referidos a los sistemas, soportes y dispositivos de tratamiento de los mismos.
• Observar los criterios internos de archivo, conservación y de gestión.
• Custodiar la información e impedir en todo momento que pueda ser accedida por persona no autorizada.
• Participar de forma activa en las acciones informativas y/o formativas que Mohn, Oliveras y Rosanbus organice para mejor conocimiento de la normativa vigente de protección de datos personales.
• Mantener el deber de secreto respecto a la información a la que se accede en ejercicio de sus funciones y, además, cumplir el deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar la relación jurídica que corresponda con Mohn, Oliveras y Rosanbus.
• Utilizar la información confidencial y de uso interno únicamente para la satisfactoria ejecución de las funciones propias de su puesto de trabajo.
• Tratar la información conforme a las condiciones recogidas en la política de seguridad de Mohn, Oliveras y Rosanbus, en la política de uso de sistemas de información y en el resto de políticas relativas o atenientes a estas cuestiones.
• Evitar toda publicación, diseminación, acceso y uso no autorizado de la información confidencial y de uso interno, pudiendo utilizarla única y exclusivamente para los propósitos y con los límites recogidos en la presente adenda, en su contrato de trabajo y en las órdenes e instrucciones legítimas que reciba.
• Devolver toda la información confidencial y de uso interno a la que haya accedido, o que haya tratado, durante la vigencia de su contrato en el momento en que éste se dé por finalizado, cualquiera que sea la causa, incluyendo todas las copias de la misma que detente, así como la totalidad de los soportes o dispositivos en la que la misma se contenga.
• No mantener ni realizar ninguna copia de la información que obre o pudiera obrar en su poder y, en consecuencia, no hacer uso alguno de la misma, ya sea en su favor, ya sea en favor de cualquier otro tercero.
• Mantener todas las obligaciones de confidencialidad, en los términos recogidos en la presente Adenda, incluido una vez finalizada la relación laboral o extinguida por cualquier causa, de forma que no podrá compartir ni información confidencial ni información de uso interno con ningún tercero.

Finalizada la relación laboral, o extinguida por cualquier causa, usted firmará un acta de entrega y de devolución de los datos, información personal y corporativa que haya tratado o manejado durante su relación laboral.

Queda asimismo informado/a de que, tras dicha finalización, su correo electrónico corporativo podrá ser redirigido, si quiera de forma temporal, durante el tiempo prudencial y razonable a estos efectos, a otra/s cuenta/s corporativas a fin de no perder a partir de tal finalización contractual información corporativa de valor y poder dar debida continuidad, en su caso, a la relación establecida por Mohn, Oliveras y Rosanbus con terceros en desarrollo de sus legítimas actividades económicas y empresariales, por lo que debe evitar hacer un uso personal de las cuentas de correo electrónico corporativas que le hubieran sido facilitadas por Mohn, Oliveras y Rosanbus.

Del mismo modo, se le informa que, dado que a la terminación de la relación laboral deberá entregar todos los dispositivos, terminales y demás elementos de trabajo entregados por Mohn, Oliveras y Rosanbus para el desarrollo de sus funciones laborales, esta empresa podrá realizar sobre los mismos aquellas operaciones técnicas necesarias a fin de no perder posible información empresarial de valor para Mohn, Oliveras y Rosanbus e, incluso, para poder remover y suprimir su contenido a fin de su posible reutilización interna segura por otros trabajadores o miembros de Mohn, Oliveras y Rosanbus. Por este motivo, se le recomienda igualmente no utilizar tales dispositivos de forma personal o privada, dado que su destino es exclusivamente profesional y/o laboral.

En caso de vulneración de las obligaciones de secreto, confidencialidad y de protección de datos a las que se alude, Mohn, Oliveras y Rosanbus podrá adoptar todas las medidas permitidas por la normativa aplicable, incluyendo las de tipo disciplinario o sancionador. Asimismo, si en los mismos casos, como consecuencia de actuaciones dolosas o gravemente culposas del trabajador se causaran daños y perjuicios a Mohn, Oliveras y Rosanbus o a terceros éstos podrán serles asimismo reclamados.

3. ¿Tiene alguna duda sobre el contenido de la presente Comunicación?

Si tiene alguna duda o pregunta relacionada sobre el tratamiento de los datos de carácter personal, ya sean los suyos propios, o los de terceros bajo la responsabilidad de Mohn, Oliveras y Rosanbus, así como cualquier queja o sugerencia respecto a la forma en la que desde Mohn, Oliveras y Rosanbus tratamos los datos personales, le recomendamos se ponga en contacto con nosotros a través del siguiente correo electrónico protecciodedades@baixbus.com  e intentaremos resolver consulta en el menos tiempo posible.